1. L’offre groupe : des tarifs préférentiels

Dès lors que tu dépasses 10 jeunes, il faut s’adresser au service groupes de la SNCF.

Quelques avantages :

• les tarifs sont très intéressants (mini 50%, plus souvent mieux), souvent nettement plus que toutes les cartes que peuvent sortir les familles (famille nombreuse etc). Ils sont particulièrement intéressants pour les moins de 12 ans. Petit casse-tête pour les chefs de tranches d’âge à cheval entre les moins de 12 ans et les plus de 12 ans, il faut la répartition !
• Le service groupe travaille avec toi aux différentes hypothèses de trajet. C’est plus sympa que parler avec un site internet. Une astuce est de ne pas hésiter à trouver des trajets alternatifs : traverser la France par un train direct est plus confort mais plus cher que passer par Paris et changer de gare par exemple.
• la SNCF a identifié ton groupe, et tu es particulièrement suivi pendant ton trajet. Si ton train a du retard et peut te faire rater le train suivant, des mesures spécifiques sont prises pour les groupes. Ainsi, il est déjà arrivé à la SNCF de retarder le train suivant en conséquence. Il m’est même arrivé de voir notre porte de train alignée avec la porte du train de destination avec des personnels de la SNCF en soutien pour que le changement se fasse plus vite !
• Les places sont groupées dans le train. Et ça, c’est vraiment important pour gérer ton groupe, même si les autres voyageurs te maudissent probablement ... et certainement si tu sors du pâté pour les sandwichs pour 30 !

L’adresse du service groupe est ici : http://www.sncf.com/fr/devis-groupe

Un autre lien existe pour les groupes de 10 à 30 personnes, mais tu "discuteras" avec un "robot" et devras à priori régler par CB. Autre inconvénient, tu ne pourras pas discuter de ton parcours pour l’optimiser : heure moins chère, parcours moins cher, etc. Comme le premier lien est indiqué à partir de 10, utilise-le plutôt.

2. Le délai d’anticipation est la clé du prix

Si pour les voyageurs, les ventes de billets ouvrent souvent 90 jours avant la date (de moins en moins vrai cependant), celles des groupes ouvrent bien plus vite. C’est très important à savoir car plus le train est rempli, moins le tarif est intéressant, même pour les groupes !

La SNCF ouvrir les offres groupes jusqu’à 330 jours avant la date de voyage.

Un truc à retenir : si les ventes sont ouvertes au grand public, c’est trop tard pour avoir les meilleurs prix, il faut passer avant.

3. Acompte et à l’annulation

Lors de ta réservation, tu dois verser un acompte. C’est un problème parce que tu ne connais pas forcément bien ton effectif. Cependant, c’est un bon motif pour mettre la pression sur les confirmations d’inscriptions pour les parents. Quand bien même, l’annulation ne coûte pas très cher, et tu ne prends pas grand risque à prendre un billet de trop qu’il faudra annuler ensuite.

L’annulation se passe de la façon suivante :

• Information plus d’un mois avant le départ : 20% de retenue sur le prix du billet, qui lui même est déjà pas mal réduit. C’est un risque à jouer.
• Entre 1 mois et 7 jours : 50%
• Les derniers jours avant le départ : pas de remboursement.

4. Et le matériel ?

Dans un train, tu n’as pas le droit de mettre des malles. Certains contrôleurs sont plus sympas que d’autres, mais sache que ce n’est pas autorisé. La SNCF propose un service de prise en charge de ton matériel à ton local, puis sur ton lieu de camp. Ils appellent ça "bagage porte à porte".

L’inconvénient est que ça ne fonctionne pas les week-ends, et que le voyage des bagages est nettement plus long que celui des gens. Et en plus il faut quelqu’un à la réception ainsi qu’à la prise en charge. Ce service a aussi eu pas mal de ratés, qui fait que tu n’es pas tout à fait certain de voir ton matériel arriver à temps pour ton camp. Gênant un camp sans tente.

Bref, ce service est un casse-tête logisitique, nous ne te le recommandons pas forcément. Il vaut mieux dans ce cas souvent avoir un véhicule qui fait le trajet en parallèle. Une petite session roadtrip de quelques chefs assez amusante en réalité.

Une autre solution, si tu arrives à avoir assez peu de matériel, est de l’emmener avec toi dans le train. Astuce de sioux : si la malle est interdite, avoir trois gros bagages type sac de tente avec le contenu d’une malle est un bagage comme un autre. Oui ça marche aussi avec Eurolines.

5. Le jour du voyage

La SNCF t’envoie un billet groupe et un tas de "contremarques", des bouts de papiers qu’il faudrait donner à ses jeunes. Ou pas. Garde les, ils vont les perdre. Tu donneras tout au contrôleur quand il passera.

Pour la montée dans le train, il est préférable d’arriver bien en avance, et de se présenter à l’accueil de la SNCF. Le quai et le positionnement des voitures est annoncé 20 minutes avant l’arrivée du train. N’hésite pas à le demander en "exclu". C’est bien vu par le personnel de la SNCF. Et se faire bien voir du chef de quai et du chef de bord dans le train est une clé pour glisser un peu trop de bagages : rien que les sacs des jeunes, ça peut leur faire peur. Parfois la gare prévient du coup le train de notre arrivée. Normalement, ils le savent déjà, mais bon.

Ensuite, indique clairement aux jeunes le numéro de voiture où se situent les places. S’ils sont jeunes, tu peux écrire sur leur main leur numéro de place. Ils changeront après s’ils veulent, c’est pour le chargement. Tu gagneras un peu de temps.

Cependant, si le train ne s’arrête que quelques minutes, tu n’as aucun espoir de faire entrer 25 jeunes et leurs sacs dans la micro demi-porte de ta voiture, tout ça en 3 minutes, durée d’arrêt du train. Beaucoup de retards de train, l’été, sont causés par les groupes. Alors voici une technique très efficace :

• Disperse ton groupe sur 3 portes : ta voiture et les deux voitures les plus proches. Un chef par groupe.
• Vérifie les sacs des jeunes : tous les trucs qui pendouillent, les matelas en travers, c’est pénible pour empiler et ranger des sacs. Ôte tout ça, tu les mettras à part. Vérifie bien que les sacs sont fermés, ils vont être un peu secoués. Y compris les petits sacs qui pendouillent. J’ai déjà vu une gamelle se disperser entre un quai et un train. (Oups)
• Quand le train arrive, laisse descendre les passagers puis organise une chaîne devant chaque porte pour envoyer les sacs dans le train contre la porte opposée à la voie, ou, si tu vois de la place, dans les emplacements bagages. Le rangement, tu verras une fois tout le monde à bord. Ensuite, pareil avec tes jeunes. Enfin non, pas besoin de les jeter dans le train, ils doivent pouvoir monter tout seul. Enfin ... normalement.
• Alors, tes bagages sont chargés, tes jeunes aussi, tu peux envoyer tes jeunes dans la voiture où tu as les places et tu peux ranger les bagages tranquillou. Évite d’en laisser aux portes, ça pose des soucis de sécurité.

Normalement, tu charges le train en moins de 3 minutes, à la plus grande satisfaction des passagers et du personnel de bord.

Cette technique a aussi comme bonus d’avoir beaucoup plus de place pour ranger les sacs.

Pour la descente, c’est la démarche inverse. Attention si tu pars d’une gare où tu as le temps de charger, réfléchis bien à la descente qui peut être un peu plus sport !

Ne panique pas, ne panique pas tes jeunes, le but est de ne mettre de retard au train. Le chef de quai veille et fait le rétroviseur du conducteur du train : tant que tu n’as pas chargé ou déchargé, les portes ne fermeront pas. A noter que la SNCF a le droit de mettre une amende en cas de retard trop important à cause de ton groupe, ça s’est déjà vu. Très exceptionnel, mais possible.

Quelques astuces TGV :

• il existe quasi toujours des emplacements bagage en plus dans les voitures
• les emplacements "bureau" ont ceci de formidables que c’est un énorme emplacement pour empiler des sacs. Essaie de savoir à quelles portes ils sont.
• voiture 4 et 14 : c’est le bar. Pour le repos des chefs guerriers !